Naleving huurvoorwaarden
 Lees deze huurvoorwaarden aandachtig, ook als u een optieboeking doet. Het niet naleven van de huurvoorwaarden kan vroegtijdige beëindiging van de huurovereenkomst / gebruiksovereenkomst / boeking of optieboeking tot gevolg hebben.

Huur faciliteiten Wanneer u een ruimte bij Padma huurt is dat zonder faciliteiten, u huurt een kale ruimte. Padma biedt en factureert extra faciliteiten. U kunt hierbij denken aan stoelen, tafels, geluidsapparatuur, beamer, projectiescherm enz. Bij grote groepen, 50 personen en meer, wordt een toeslag berekend. Voor mogelijkheden en prijzen kunt u contact opnemen met de administratie: administratie@padma.nu   

Definitie huurperiode/huurtijd Een huurperiode bestaat uit minimaal 2 uur. Voor de lesruimten geldt dus altijd een start-huurtarief van minimaal twee aaneengesloten uren. Indien meerdere uren gehuurd worden, bijvoorbeeld 3 uur, dan dienen deze aaneengesloten te zijn. Het huren van een lesruimte voor één uur is niet mogelijk. Het is ook niet mogelijk een uur (lunch- of dinerpauze) weg te laten. De mogelijke huurperioden zijn tussen 8:00 en 23:00 uur van maandag tot en met zondag. Een huurperiode kan telkens met één uur verlengd worden aansluitend op de minimale 2 uur. 

Overdag (van 8.00 tot 17.00 uur) kan op elk heel uur gestart worden met huren. In de avond (van 18.00 – 23.00 uur) kan uitsluitend vanaf 18.00 uur of vanaf 20.00 uur gestart worden met huren. Indien meer dan 2 uur gehuurd wordt kan het extra uur (of uren) erna óf ervoor geplakt worden.

De huur tijd is inclusief de tijd die nodig is ter voorbereiding en opruimen van de betreffende ruimte. Naleving hiervan is strikt noodzakelijk, ook als er (volgens u) geen huurder voor of na u is.

Tarieven Er worden twee tarieven gehanteerd: incidenteel en structureel tarieven. Om voor de structureel tarieven in aanmerking te komen moet in één seizoen/jaar 40 uren gehuurd worden of 80 uur binnen één week. De eerste 40 uur zijn dus altijd tegen incidenteel tarief. Optionele boekingen zijn altijd tegen het incidenteel tarief.

Definitie boeking en optieboeking 
Bij een boeking gaat u direct een betalingsverplichting aan. De gereserveerde ruimte wordt voor u vrijgehouden. Bij een optieboeking kunt u een datum vastleggen zonder directe betalingsverplichting. Het is echter een optie! Dit betekent dat Padma de optie kan beëindigen, bijvoorbeeld wanneer er voor dezelfde optie een definitieve boekingsaanvraag komt. De volgende situaties kunnen dan ontstaan:

1. U krijgt de keuze om op dat moment uw boeking definitief te maken.

2. U kunt een optie krijgen op een andere ruimte.

3. In uitzonderlijke gevallen kan Padma beslissen dat de optie komt te vervallen, u kunt dan natuurlijk een optie vragen voor een andere datum. 

Let op! Als een optieboeking niet volgens de huurvoorwaarden tijdig wordt afgezegd en de opzegdatum verstrijkt gaat u de betalingsverplichting aan. Tevens wordt elke optieboeking tegen het incidenteel tarief gefactureerd. U bent zelf verantwoordelijk voor het controleren van uw boeking in het online boekingssysteem en het tijdig melden van een boeking die komt te vervallen.

Er kan geen boeking worden gedaan voor meer dan een jaar vooruit.

Boeken van vaste huurmomenten 

Huurders met vaste huurmomenten (zie definitie vast huurmoment) krijgen twee keer per jaar een periode van twee weken (hierna genoemd ‘boekingstijdslots’ zie definitie) de mogelijkheid om dezelfde huurmomenten aan te vragen voor het volgend ‘seizoen’ en voor maximaal één boekingsperiode.

Definitie ‘vast huurmoment’: Een vast huurmoment betekent dat minimaal 10x in een ‘voorafgaande periode’ (zie definitie ‘voorafgaande periode’) dezelfde ruimte op dezelfde dag en tijdstip gehuurd wordt door dezelfde huurder.

Boekingsperiodes zijn:
1) einde officiële zomer schoolvakantie zuid tot en met 31 januari.
2) 1 februari tot en met 31 juli.

Definitie ‘voorafgaande periode’: 
Voor het eerste boekingstijdslot (18 januari – 31 januari) loopt de ‘voorafgaande’ periode vanaf het einde van de officiële zomer schoolvakantie van het jaar daarvoor tot 18 januari van het jaar van dat tijdslot.

Voor het tweede boekingstijdslot (18 juli – 31 juli) loopt de ‘voorafgaande’ periode van 1 februari tot 18 juli van hetzelfde jaar als het boekingstijdslot.

Als in bovengenoemde ‘voorafgaande periodes’ 8 weken (aaneengesloten) niet gehuurd wordt, is het vaste huurmoment komen te vervallen.

Boekingstijdslot 1 voor huurders met vaste huurmomenten: 18 januari t/m 31 januari
In de laatste twee weken van januari (18 januari t/m 31 januari) kunnen boekingen gedaan worden (voor dezelfde dag/ruimte en hetzelfde tijdstip) voor de periode vanaf het einde van de officiële zomer schoolvakantie zuid van dat jaar t/m januari van het jaar daarop. 

(Voorbeeld: van 18 januari tot en met 31 januari 2023 kunnen boekingen gedaan worden voor de periode 28 augustus 2023 (einde zomer schoolvakantie zuid) tot en met 31 januari 2024).

Boekingstijdslot 2 voor huurders met vaste huurmomenten: 18 juli tot en met 31 juli
In de laatste twee weken van juli (18 juli tot en met 31 juli) kunnen boekingen gedaan worden voor de periode van 1 februari tot en met 31 juli van het jaar daarop. 

(Voorbeeld: van 18 juli tot en met 31 juli 2023 kunnen boekingen gedaan worden voor de periode 1 februari 2024 tot en met 31 juli 2024).

Zijn in de genoemde boekingstijdslots door de huurder van vaste huurmomenten geen boekingen gedaan voor een opvolgende boekingsperiode dan vallen deze huurmomenten vrij en kunnen andere huurders vanaf dat moment deze huurmomenten boeken.

Begin- en eindtijden 
De huurder dient zich te houden aan de begin- en eindtijden. De huurtijden zijn inclusief de tijd voor het inrichten en opruimen van de ruimte. Wanneer u zonder overleg de gereserveerde tijd overschrijdt, zijn de extra kosten € 12,50 per half uur (ongeacht de ruimte).

Gebruik van de ruimte 
Vóór gebruik van de ruimte dient u de ruimte te controleren op netheid, reinheid, gebreken en aanwezigheid van de materialen. Huurders hebben de verplichting de materialen in de ruimten te laten waar ze thuishoren. Bij constatering van onjuistheden dient u mede huurders hierop aan te spreken. Vóór gebruik van de ruimte hiervan melding te maken bij de administratie van Padma. Bij vertrek dient de ruimte netjes en schoon achtergelaten te worden. Alle gebruikte voorzieningen dienen volledig opgeruimd te worden. Bij vertrek ALTIJD de verlichting en verwarming uit (draai de radiatoren op de stand *). De deur op een kier zetten zodat duidelijk is dat de ruimte niet in gebruik is. Laat de ruimte netter achter dan u hem heeft aangetroffen.

Geluid 
Tijdens pauzes of aan het eind van de activiteit dient er rekening gehouden te worden met andere groepen en therapeuten, bijvoorbeeld zachtjes praten op de gang. U kunt socialiseren in de Zonnebloem met thee, koffie of iets anders. Houd de deuren tijdens de activiteiten zoveel mogelijk gesloten. De huurder kan gebruik maken van (de gehuurde) audioapparatuur, u dient hierbij rekening te houden met andere huurders. Voor het produceren van "veel" geluid, moet altijd vooraf toestemming worden gevraagd.

Consumpties Trefpunt Keuken
 Consumpties zijn verkrijgbaar in het trefpunt van Padma, "de Zonnebloem". U kunt ook koffie, thee, frisdrank, soep of een lunch laten verzorgen. Neem hiervoor contact op met de administratie van Padma. Als u zelf een lunch wilt verzorgen kunt u voor een gebruiksvergoeding de keuken met de aanwezige materialen en de Zonnebloem gebruiken. U bent daarmee niet per definitie de enige gebruiker. Wanneer meerdere huurders gebruik maken van de keuken en de Zonnebloem zult u onderling moeten overleggen over de gebruiksmomenten. Indien u als huurder graag water wilt verstrekken aan uw cursisten tijdens een cursus of consult, dan dient u zelf voor (kartonnen/plastic) bekers te zorgen. De huurder is er verantwoordelijk voor dat alle meegenomen kopjes en glazen weer teruggebracht worden naar de "Zonnebloem/keuken". Zorg ervoor dat de ruimten vrij zijn van thee- of koffievlekken. 

Verkopen
 De verkoop van artikelen door de huurder aan zijn/haar deelnemers is alleen toegestaan indien dat vooraf aan de administratie is gemeld en door deze daarvoor toestemming is gegeven.

Betaling 
De factuur met het huurbedrag wordt achteraf verstuurd en betaald. Ook optieboekingen worden achteraf gefactureerd en betaald. De betaling van de totale huursom en eventuele promotionele-, en/of facilitaire ondersteuning, wordt binnen twee weken na ontvangst van de factuur gestort op rekening NL95TRIO0390425559 t.n.v. St. Padma Zeeland te Middelburg o.v.v. het factuurnummer en factuurdatum.

Annulering en annuleringskosten Bij een optie-boeking dient u uiterlijk één week voorafgaand aan de datum van de boeking de optieboeking te annuleren. Wanneer dit niet gebeurt zal het volledige huurbedrag in rekening worden gebracht.
Bij het maken van een definitieve boeking gaat u direct een betalingsverplichting aan van minimaal 25% van de huursom, ongeacht of de boeking wordt geannuleerd of niet. 
- Bij annulering van een definitieve boeking meer dan vier weken voor de huurperiode wordt 25% in rekening gebracht;
- Bij annulering van een definitieve boeking tussen de vier en twee weken van te voren wordt 30% in rekening gebracht;
- Bij annulering van een definitieve boeking minder dan twee weken van te voren wordt 100% in rekening gebracht. 

Onder een definitieve boeking wordt ook verstaan een optieboeking die worden omgezet naar een definitieve boeking.

Als een optieboeking moet wijken vanwege een definitieve boeking gaat de definitieve boeking per direct de betalingsverplichting van 30% van de totale huursom aan, bij annulering minder dan twee weken voor de reservering zal de volledige huurprijs in rekening worden gebracht. Bij overmacht of calamiteit, dit is ter beoordeling aan het bestuur van Padma, kan anders besloten worden.

Brandveiligheid
 In het pand is een brandmelding systeem aanwezig, breng uzelf en anderen op de hoogte van de werking hiervan en de aangegeven vluchtroutes. Roken is in heel het pand verboden, dit geldt ook voor zogenoemde e-sigaretten.
Het gebruik van wierook, kaarsjes of waxinelichtjes is toegestaan. Dit dient te gebeuren in veilige houders en op een geschikte ondergrond.
Wierook, kaarsjes en waxinelichtjes dienen ALTIJD onder toezicht te worden gebrand.
Kaarsvet-, schroei- en brandvlekken of andere schade als gevolg van het gebruik van wierook, kaarsjes of waxinelichtjes dient direct gemeld te worden. Schade wordt op de huurder (diens verzekering) verhaald.

Schade of vermissing 
De huurder is aansprakelijk voor iedere schade aangebracht aan het gebouw en/of accommodatieruimte en materieel, zowel door de huurder zelf als door de door de huurder gevraagde deelnemers of genodigden, in welke hoedanigheid ook.
Elke schade aan de inboedel of vermissing van inboedel door de huurder of aan hem/haar verbonden deelnemers, dient direct gemeld te worden en is voor rekening van de huurder.

Aansprakelijkheid, diefstal, verzekering
 De aansprakelijkheid ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van Padma. Huurders dienen zich hiervoor zelf te verzekeren. Padma aanvaart geen enkele aansprakelijkheid voor vermissing, ontvreemding, diefstal, verlies of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder of dat betrekking heeft op de activiteit die de huurder organiseert.